Datenschutzinformationen
Bei der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen und Beschwerden im Rahmen der Verfahrensanweisung Hinweisgebermanagementwerden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Der Umgang mit diesen Daten erfolgt unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DS-GVO sowie unter Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots gemäß HinSchG. Für die Datenverarbeitung gelten daher folgende Hinweise:
1. Wer erarbeitet Ihre Daten?
Die verantwortliche Stelle zur Verarbeitung Ihrer Daten ist die Ombudsstelle als externen Ombudsstelle:
1. Wer erarbeitet Ihre Daten?
Die verantwortliche Stelle zur Verarbeitung Ihrer Daten ist die Ombudsstelle als externen Ombudsstelle:
Kanzlei für Wirtschafts- und Medizinstrafrecht
RA Prof. Dr. Hendrik Schneider
Taunusstraße 7
65183 Wiesbaden
RA Prof. Dr. Hendrik Schneider
Taunusstraße 7
65183 Wiesbaden
2. Für welche Zwecke werden Ihre Daten verarbeitet?
Ihre Daten werden nur für die Zwecke dieser Verfahrensanweisung Hinweisgebermanagement und im Rahmen des Erforderlichen erhoben und verarbeitet. Es werden nur personenbezogene Daten verarbeitet, die Sie über einen Hinweis übermitteln.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO aufgrund der speziellen gesetzlichen Befugnis des § 10 HinSchG. Zweck der Verarbeitung ist, die Aufgaben der externen Ombudsstelle gem. § 13 HinSchG zu erfüllen.
Diese Aufgaben sind:
Ihre Daten werden nur für die Zwecke dieser Verfahrensanweisung Hinweisgebermanagement und im Rahmen des Erforderlichen erhoben und verarbeitet. Es werden nur personenbezogene Daten verarbeitet, die Sie über einen Hinweis übermitteln.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO aufgrund der speziellen gesetzlichen Befugnis des § 10 HinSchG. Zweck der Verarbeitung ist, die Aufgaben der externen Ombudsstelle gem. § 13 HinSchG zu erfüllen.
Diese Aufgaben sind:
- Betrieb der Meldekanäle gem. § 14 Abs.1, § 16 HinSchG;
- Durchführung des Verfahrens bei der externen Ombudsstelle gem. § 17 HinSchG;
- Einleitung von Folgemaßnahmen gem. § 18 HinSchG.
Die Verarbeitung der personenbezogenen ist zum Zweck der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung notwendig, Art. 6 Abs. 1 lit. a) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO.
Soweit neben der speziellen Befugnis oder der rechtlichen Verpflichtung erforderlich, werden Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens der Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH (vgl. die Auflistung unter Ziffer 2 der Policy) oder eines Dritten verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 lit. f. DS-GVO.
Soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilen, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO.
3. Werden personenbezogene Daten weitergegeben?
Ihre personenbezogenen Daten werden im Falle einer vertraulichen Meldung nur weitergegeben, sofern dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten der externen Ombudsstelle oder des Unternehmens der Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH unbedingt erforderlich ist oder die innerbetriebliche Organisation die Weitergabe erfordert.
Ihre personenbezogenen Daten werden im Falle einer vertraulichen Meldung nur weitergegeben, sofern dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten der externen Ombudsstelle oder des Unternehmens der Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH unbedingt erforderlich ist oder die innerbetriebliche Organisation die Weitergabe erfordert.
Eine Weitergabe ist z.B. möglich:
- in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
- aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
- aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung,
- wenn Sie zuvor eine entsprechende Einwilligung erteilt haben und die Weitergabe für Folgemaßnahmen Ihres Beschäftigungsgebers erforderlich ist.
Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nicht.
4. Wie sind Ihre Daten geschützt?
Die Ombudsstelle hat angemessene und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor dem Zugriff Dritter getroffen. Durch angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass nur die jeweils zuständigen Personen der Ombudsstelle Zugriff auf diese Daten erlangen. Bei Meldungen über den digitalen Meldekanal erfolgt eine Dokumentation im System. Auf die hier dokumentierten Daten haben nur die zuständigen Ansprechpartner der Ombudsstelle Zugriff. Auch ein Zugriff durch Administratoren ist technisch verhindert.
5. Wie lange werden Daten gespeichert?
Ihre Daten werden für die Dauer der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten gespeichert und nach Zweckerfüllung oder auf Ihre Aufforderung hin unter Beachtung der entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen datenschutzkonform gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG).
Die grundsätzliche Löschpflicht der Dokumentation Ihrer personenbezogenen Daten beträgt drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.
Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Die Ombudsstelle hat angemessene und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor dem Zugriff Dritter getroffen. Durch angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass nur die jeweils zuständigen Personen der Ombudsstelle Zugriff auf diese Daten erlangen. Bei Meldungen über den digitalen Meldekanal erfolgt eine Dokumentation im System. Auf die hier dokumentierten Daten haben nur die zuständigen Ansprechpartner der Ombudsstelle Zugriff. Auch ein Zugriff durch Administratoren ist technisch verhindert.
5. Wie lange werden Daten gespeichert?
Ihre Daten werden für die Dauer der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten gespeichert und nach Zweckerfüllung oder auf Ihre Aufforderung hin unter Beachtung der entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen datenschutzkonform gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG).
Die grundsätzliche Löschpflicht der Dokumentation Ihrer personenbezogenen Daten beträgt drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.
Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
6. Welche Rechte habe Sie in Bezug auf Ihre Daten?
- Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die Sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Recht auf Berichtigung: Wenn Sie feststellen, dass unrichtige Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden, können Sie Berichtigung verlangen. Unvollständige Daten müssen unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung vervollständigt werden.
- Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn bestimmte Löschgründe vorliegen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn diese zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Dies bedeutet, dass Ihre Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet werden, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem unserer Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln.
- Recht auf Widerspruch gegen unzumutbare Datenverarbeitung: Sie haben grundsätzlich ein allgemeines Widerspruchsrecht auch gegen rechtmäßige Datenverarbeitungen, die im öffentlichen Interesse liegen, in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund des berechtigten Interesses einer Stelle erfolgen.
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung.
7. Ansprechperson und Beschwerderechte
Bei Fragen oder wenn Sie befürchten, dass Ihre Daten entgegen den hier definierten Grundsätzen verarbeitet wurden, können Sie den betrieblichen Datenschutzbeauftragten kontaktieren.
Zudem haben Sie das Recht auf eine Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht, Art. 77 DS-GVO. Die zuständige Datenschutzaufsicht richtet sich nach der verantwortlichen Stelle für die Datenverarbeitung. Bei Datenverarbeitung durch die Ombudskanzlei ist die Beschwerde zu richten an:
Bei Fragen oder wenn Sie befürchten, dass Ihre Daten entgegen den hier definierten Grundsätzen verarbeitet wurden, können Sie den betrieblichen Datenschutzbeauftragten kontaktieren.
Zudem haben Sie das Recht auf eine Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht, Art. 77 DS-GVO. Die zuständige Datenschutzaufsicht richtet sich nach der verantwortlichen Stelle für die Datenverarbeitung. Bei Datenverarbeitung durch die Ombudskanzlei ist die Beschwerde zu richten an:
Den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: 0611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
8. Begriffsbestimmungen nach Art. 4 DS-GVO
a. "Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ("Betroffener") beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).
b. "besondere personenbezogene Daten“ aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen sowie genetische Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
c. "Verarbeiten" ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (d.h. technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (d.h. die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.
d. "Verantwortlicher" ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
e. "Dritter" ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.
f. "Auftragsverarbeiter" ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (z.B. IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.
g. "Einwilligung" der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: 0611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
8. Begriffsbestimmungen nach Art. 4 DS-GVO
a. "Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ("Betroffener") beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).
b. "besondere personenbezogene Daten“ aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen sowie genetische Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
c. "Verarbeiten" ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (d.h. technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (d.h. die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.
d. "Verantwortlicher" ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
e. "Dritter" ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.
f. "Auftragsverarbeiter" ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (z.B. IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.
g. "Einwilligung" der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
Stand: April 2026